Red je het met Excel en je kassasysteem, of heb je losse margesoftware nodig?

Bijna elke zelfstandige keuken houdt inkoopprijzen ergens bij: in een werkblad, ergens in het kassasysteem of in een apart programma. Die drie doen niet hetzelfde werk, en het verschil merk je pas op het moment dat een leverancier zijn prijs verhoogt. Deze vergelijking zet naast elkaar wat elke aanpak echt voor je oplost en waar hij je laat zitten.

Waar deze vergelijking eigenlijk over gaat

De vraag is niet welk gereedschap het mooist is. De vraag is welk gereedschap antwoord geeft op vier concrete vragen die je in de keuken elke maand hebt.

1. Wat betaal ik vandaag voor dit artikel, bij deze leverancier, in deze eenheid?
2. Wat betaalde ik daar een half jaar geleden voor?
3. Welke gerechten op mijn kaart gebruiken dat artikel?
4. Hoeveel marge houd ik per gerecht over nu die prijs is veranderd?

Vraag een en twee zijn administratie. Vraag drie en vier zijn rekenwerk over je receptuur. Vrijwel alle frustratie ontstaat doordat het gekozen gereedschap de eerste twee vragen wel beantwoordt en de laatste twee niet, of andersom.

Let bij het lezen dus vooral op de brug tussen inkoopprijs en gerecht. Dat is de plek waar in de praktijk marge weglekt. Hoe je die brug rekenkundig legt, staat uitgewerkt in het stuk over de foodcost van een gerecht berekenen met actuele inkoopprijzen.

Optie een: een werkblad in Excel of Google Sheets

Het werkblad is de standaardoplossing, en niet zonder reden. Het kost niets extra, het staat morgen klaar en het kent geen enkele beperking in hoe je je kolommen indeelt.

Waar een werkblad sterk in is

• Je bepaalt zelf de structuur. Werk je met halve kratten, met stuks en met kilo's door elkaar, dan maak je daar gewoon kolommen voor.
• Rekenen gaat prima. Een formule voor foodcost, brutomarge en verkoopprijs exclusief btw is in een middag gebouwd.
• Je kunt alles exporteren, printen en doorsturen naar je boekhouder zonder tussenlaag.
• Voor een kleine kaart met een handvol vaste leveranciers is het vaak ruim voldoende.

Waar een werkblad in de praktijk stukloopt

Het probleem is zelden de eerste versie. Het probleem is versie zeven, gemaakt in de zomer, door iemand anders, met een kolom die per ongeluk een halve rij is opgeschoven.

• Geen historie. Wie een prijs overschrijft, wist het verleden. Precies de sluipende stijging die je wilde zien, is dan onzichtbaar geworden.
• Geen signaal. Een werkblad waarschuwt niet. Het wacht tot jij op zondagavond zelf gaat kijken.
• Eenheden lopen door elkaar. Een prijs per kilo naast een prijs per krat naast een prijs per stuk, zonder dat het blad de omrekening afdwingt.
• Kwetsbaar bij meerdere handen. Zodra een tweede persoon meewerkt, ontstaan er kopieen en verdwijnt de zekerheid welke versie de goede is.

Kortom: een werkblad is een uitstekende rekenmachine en een slecht archief. Het bewaart geen verloop en het duwt je nergens toe.

Optie twee: het kassasysteem

Elk modern kassasysteem weet exact wat je verkocht hebt. Aantallen per gerecht, per dagdeel, per medewerker. Dat is waardevol, en het is de helft van het verhaal.

Wat een kassa doorgaans niet weet, is wat een gerecht je heeft gekost. Sommige pakketten bieden een veld voor kostprijs per artikel, maar dat veld wordt eenmalig gevuld en daarna zelden bijgewerkt. Het gevolg: rapportages met een keurige margekolom die rekent met prijzen uit een vorig seizoen.

Daarnaast rekent een kassa in verkoopeenheden en niet in inkoopeenheden. De kassa kent "hoofdgerecht met kabeljauw", niet "kabeljauwfilet, geleverd per doos, met een uitval van kop en graat voordat er iets op het bord ligt". Precies die omrekening bepaalt je werkelijke foodcost.

Een kassasysteem is dus onmisbaar aan de omzetkant en vaak te grofmazig aan de inkoopkant. De omzet die eruit komt, is echte data. De marge die eruit komt, is meestal een schatting die op een oude aanname rust.

Optie drie: losse software voor inkoop en marge

De derde vorm doet bewust minder dan een kassa en meer dan een werkblad: artikelen per leverancier, prijshistorie per artikel, receptuur eroverheen en marge per gerecht als uitkomst.

Het belangrijkste verschil is dat een prijswijziging een gebeurtenis is en geen overschrijving. Je oude prijs blijft staan, de nieuwe komt erbij met een datum, en alle gerechten waarin dat artikel voorkomt herrekenen zichzelf. Daarmee wordt vraag twee en vier van het lijstje hierboven in een keer beantwoordbaar.

Dat is ook precies de reden waarom de margemodule van Inkoopmarge is opgezet rond artikelen en hun prijsverloop, en niet rond facturen of boekingen. Een factuur is een moment. Een prijs is een lijn door de tijd, en op die lijn zie je wat er met je kaart gebeurt.

Wat zulke software niet doet: je boekhouding voeren. Btw-aangifte, loonadministratie en jaarrekening blijven bij je boekhouder of je boekhoudpakket. Wie hoopt op een pakket dat alles tegelijk doet, komt bedrogen uit of betaalt voor een module die nooit ingericht raakt.

De drie naast elkaar

Wat elk gereedschap wel en niet voor je doet

Onderdeel	Werkblad	Kassasysteem	Margesoftware
Prijs per artikel vastleggen	Ja, vrij in te delen	Beperkt, vaak een veld	Ja, per leverancier
Prijshistorie bewaren	Nee, tenzij handmatig	Zelden	Ja, met datum
Receptuur koppelen	Mogelijk, veel onderhoud	Op verkoopniveau	Ja, op ingredientniveau
Signaal bij prijsstijging	Nee	Nee	Ja
Omzet en aantallen	Alleen als je ze overtypt	Ja, dit is de kern	Nee
Btw per tarief scheiden	Als je het zelf bouwt	Ja, voor de omzet	Ja, per artikel en gerecht
Kosten	Geen losse licentie	Zit in je kassacontract	Los abonnement per maand

De tabel maakt vooral duidelijk dat de kolommen elkaar niet uitsluiten. Een kassa vervangt geen margesoftware en margesoftware vervangt geen kassa. De vraag is welke combinatie jouw week rustiger maakt.

De btw-kant die je in elke variant moet regelen

Marge reken je altijd over bedragen zonder btw, in welk gereedschap dan ook. In de horeca lopen twee tarieven door elkaar: het algemene tarief van 21 procent en het verlaagde tarief van 9 procent. Een gerecht en een glas naast elkaar op dezelfde bon kunnen dus onder verschillende tarieven vallen.

Wie inkoop- en verkoopprijzen inclusief btw naast elkaar zet, rekent zichzelf systematisch rijk of arm. Leg daarom per artikel en per gerecht het tarief vast, en reken de marge over de bedragen exclusief btw. Wat er verder aan regels op je administratie rust, van de bewaarplicht van zeven jaar tot de allergeneninformatie, staat bij elkaar in het overzicht van de regels die je inkoopadministratie raken.

Welke keuze past bij welke keuken

Een paar richtlijnen, zonder dat er een enkel goed antwoord bestaat.

• Kleine kaart, twee of drie vaste leveranciers, weinig wisselingen. Een goed opgezet werkblad houdt het lang vol, mits je maandelijks een kopie met datum bewaart zodat je toch historie opbouwt.
• Wisselende kaart, seizoensproducten, meerdere leveranciers per artikel. Hier gaat het werkblad om. Je hebt prijshistorie en automatische herberekening nodig.
• Meerdere zaken of meerdere keukens onder een dak. Dan telt vooral dat iedereen in dezelfde artikellijst werkt en dat een prijswijziging op een plek wordt vastgelegd.
• Sterk seizoen met pieken. Kies iets dat ook werkt als jij er twee weken niet aan toekomt. Een systeem dat om aandacht vraagt, wint het nooit van een volle keuken.

Weeg de kosten mee zonder ze te overschatten: de abonnementen lopen bij ons van 19 euro per maand voor de kaart tot 79 euro per maand voor meerdere zaken. Hoe die kosten zich verhouden tot de uren die je nu kwijt bent, is uitgewerkt in het stuk over wat margebewaking kost en oplevert.

Kijk ook naar hoe je facturen straks binnenkomen

De manier waarop leveranciers factureren verandert. Leveranciers van de rijksoverheid factureren sinds 1 januari 2017 verplicht elektronisch, onder meer via het Peppol-netwerk, en de Europese richtlijn ViDA maakt e-facturatie voor grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven per 1 juli 2030 verplicht.

Dat raakt jouw keuze, want een gereedschap dat je prijzen per artikel bijhoudt, profiteert daarvan meer dan een werkblad dat je met de hand vult. Wat er precies verandert, staat in het artikel over e-facturatie en digitale inkoop in de keuken.

Een eerlijke slotsom, en hoe je verder komt

Het werkblad wint op vrijheid en verliest op geheugen. Het kassasysteem wint op omzet en verliest op inkoop. Losse margesoftware wint op prijsverloop en marge per gerecht, en doet bewust niets aan je boekhouding. Wie zijn kaart actief bijstuurt, heeft in de praktijk de kassa nodig voor de omzetkant en iets aparts voor de inkoopkant.

Inkoopmarge is voor die tweede helft gebouwd: je eigen leveranciers, je eigen artikelen, prijshistorie met datum en de marge per gerecht die meebeweegt zodra er iets verandert. Wie erachter zit en hoe er aan gewerkt wordt, lees je op de pagina over de maker van deze software.

Twijfel je welke van de drie routes bij jouw keuken past, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Beschrijf kort hoeveel leveranciers je hebt en hoe je nu bijhoudt wat je betaalt, dan krijg je een concreet antwoord in plaats van een verkooppraatje, ook als de uitkomst is dat je werkblad voorlopig prima voldoet.