Hoe bereken je de foodcost van een gerecht met je actuele inkoopprijzen?

Een gerecht dat vorig seizoen prima verdiende, kan er vandaag naast zitten zonder dat er ook maar iets aan de kaart is veranderd. Foodcost berekenen is daarom geen eenmalige som, maar een berekening die meebeweegt met elke factuur die binnenkomt. Deze gids loopt de rekenwijze langs, van factuurregel tot bord, inclusief de posten die in de meeste keukens buiten beeld blijven.

Wat foodcost wel en niet is

Foodcost is de inkoopwaarde van alles wat daadwerkelijk op het bord ligt, afgezet tegen de verkoopprijs van dat gerecht. Meer is het niet. Het zegt niets over je loonkosten, je huur, je energierekening of je bedrijfsresultaat.

Juist die beperking maakt het cijfer bruikbaar. Zodra je er andere kosten in gaat mengen, kun je gerechten niet meer met elkaar vergelijken en weet je bij een tegenvallende maand niet meer of het aan de inkoop lag of aan de bezetting.

Twee spelregels houden de som zuiver. De eerste: reken altijd met bedragen zonder btw, aan de inkoopkant en aan de verkoopkant. De tweede: reken met het gewicht dat de gast krijgt, niet met het gewicht dat de leverancier levert.

Van factuurregel naar prijs per eenheid

De meeste fouten ontstaan al bij de eerste stap, nog voordat er iemand aan receptuur denkt. Een leverancier factureert in colli, in bakken, in dozen of per stuk, terwijl je receptuur in grammen en milliliters denkt. Die vertaling moet je een keer goed maken en daarna vasthouden.

Eerst de btw eruit

Op je inkoopfactuur staat vrijwel altijd een bedrag inclusief btw. In de horeca kom je daarbij twee tarieven tegen: het algemene tarief van 21 procent en het verlaagde tarief van 9 procent. Op eten en op de meeste dranken staan niet dezelfde tarieven, en op non-food staat weer een ander tarief dan op een groentebestelling.

Neem daarom het bedrag exclusief btw als basis. Dat bedrag betaal je uiteindelijk echt, want de btw die je aan je leverancier betaalt trek je als voorbelasting af. Wie inclusief btw rekent, verzwaart zijn foodcost kunstmatig en trekt vervolgens de verkeerde conclusie over de verkoopprijs.

Daarna naar de kleinste eenheid

Deel de prijs zonder btw door de inhoud van de verpakking, uitgedrukt in de eenheid waarin je kookt. Een kaas rekent per kilo, een olie per liter, een broodje per stuk. Leg die eenheid vast bij het artikel, niet bij het recept, want dan hoef je hem maar een keer te bepalen.

Let op verpakkingen waarvan het gewicht varieert. Bij vis, vlees en kaas is het gefactureerde gewicht per levering anders, terwijl de prijs per kilo gelijk blijft. Leg in dat geval de kiloprijs vast als het te volgen cijfer en gebruik het factuurbedrag alleen als controle.

Van bruto naar netto: het rendement van je product

Tussen wat je inkoopt en wat er op het bord komt zit verlies. Schil, graat, kern, vet, blad, uitlekvocht en bakverlies horen allemaal bij het vak, maar ze horen ook in de som. Reken je met de brutoprijs per kilo, dan zit je er structureel te laag in.

Het rendement is het aandeel van het ingekochte product dat je uiteindelijk kunt uitserveren. Bepaal dat rendement een keer per product door een levering te wegen voor en na het schoonmaken, en leg de uitkomst vast bij het artikel. Van dat moment af rekent elk recept met de netto prijs per eenheid.

• Weeg voor en na paneren, bakken of trekken bij producten die daar veel op verliezen.
• Herhaal de meting bij een seizoenswissel, want de opbrengst van groente verschilt per periode.
• Meet per leverancier apart als je hetzelfde product bij twee partijen haalt, want de voorbewerking verschilt.
• Noteer wat je met de snijresten doet: gaat er een fond of een personeelsmaaltijd uit, dan is dat geen verlies maar opbrengst elders.

De posten die iedereen vergeet

Een gerecht bestaat uit meer dan de drie regels die in het receptenboekje staan. De vergeten posten zijn klein per bord en groot per maand, en ze zijn bijna altijd de reden dat de berekende foodcost er rooskleuriger uitziet dan de werkelijkheid.

• Frituurolie en bakvet, verdeeld over de gerechten die de friteuse gebruiken.
• Zout, peper, kruiden, olie en azijn, samengevat als een vaste opslag per bord in plaats van per gram.
• Garnituur en afwerking: de kruidenolie, de crumble, het takje, het schuim.
• Brood, boter, amuse of een bijgeleverd sausje dat niet apart op de bon staat.
• Verpakking bij afhaal en bezorging, inclusief bakje, deksel, bestek en tas.

Wat er niet in hoort is minstens zo belangrijk. Loon, gas, water, licht, afschrijving op apparatuur en de kosten van je kassasysteem zijn bedrijfskosten. Die reken je op bedrijfsniveau door, niet in de foodcost van een enkel gerecht.

Van foodcost naar een verkoopprijs die klopt

Met een netto inkoopwaarde per bord en een verkoopprijs zonder btw heb je twee cijfers die je op twee manieren kunt lezen. De brutomarge in euro's is het verschil tussen die twee. De foodcost in procenten is de inkoopwaarde gedeeld door de verkoopprijs zonder btw.

Die twee cijfers vertellen een verschillend verhaal en je hebt ze allebei nodig. Een gerecht met een lage foodcost in procenten kan in euro's weinig opleveren, terwijl een duur hoofdgerecht met een hoger percentage per bord veel meer overhoudt. Zet ze naast elkaar en kijk pas daarna naar de aantallen die je ervan verkoopt.

Wat je per artikel vastlegt voordat je gaat rekenen

Gegeven	Waarom je het nodig hebt
Leverancier en artikelnummer	Zonder die twee kun je een prijswijziging later niet terugvinden op een factuur.
Verpakkingseenheid en inhoud	De brug tussen de factuurregel en de gram in je receptuur.
Prijs zonder btw en het tarief	Alle margeberekening gebeurt zonder btw, met het juiste tarief per artikel.
Rendement na schoonmaken	Zet de brutoprijs om in de netto prijs die je echt op het bord legt.
Datum van de prijs	Maakt zichtbaar hoe oud je cijfer is en wanneer je opnieuw moet kijken.

Zo houd je de uitkomst actueel

Een foodcost die je een keer per jaar berekent is een momentopname met een houdbaarheid van een week. Prijzen van verse producten bewegen per levering, en juist de kleine stijgingen glippen erdoorheen omdat niemand een enkele factuurregel wantrouwt.

Werk daarom met een vaste routine in plaats van een grote actie. Wie de prijzen bijwerkt op het moment dat de factuur binnenkomt, houdt er per week weinig werk aan over. Wie het uitstelt tot het einde van het kwartaal, moet een stapel doorlopen en weet niet meer welk gerecht in de tussentijd verlies leed.

1. Werk de prijzen bij op de dag dat de factuur binnenkomt, direct naast de controle van de levering.
2. Laat het systeem de gerechten aanwijzen waarin het gewijzigde artikel voorkomt.
3. Bekijk maandelijks de gerechten waarvan de marge het hardst is gedaald, niet de hele kaart.
4. Pas per kwartaal je kaart aan, in porties, samenstelling of prijs, en leg vast waarom.

De volgorde van die stappen staat uitgebreider beschreven in het stappenplan om receptuur aan inkoopprijzen te koppelen. Wil je weten waar het meestal misgaat, dan lopen de zeven fouten bij het bijhouden van inkoopprijzen de valkuilen langs die je met een vaste routine voorkomt.

Waarin je die berekening bijhoudt

Een rekenblad is een prima begin. Het wordt lastig zodra een artikel in tien recepten voorkomt, want dan moet je bij elke prijswijziging tien plekken nalopen en is een vergeten cel meteen een blinde vlek. Een overzicht van de mogelijkheden staat in de vergelijking tussen Excel, het kassasysteem en losse margesoftware.

Wat je ook kiest, drie dingen moeten kloppen: elke prijs is te herleiden naar een factuur, elke wijziging werkt automatisch door in alle gerechten waarin het artikel zit, en het verloop van een prijs is achteraf terug te lezen. Zonder dat laatste kun je bij een gesprek met je leverancier alleen maar zeggen dat het duurder voelt.

Bewaar de onderliggende facturen netjes. Voor je administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en die stukken zijn bovendien je enige bewijs bij een discussie over een afgesproken prijs. Over de achtergrond van die keuzes schrijft Jimenez Julien over zijn werkwijze en zijn achtergrond.

Conclusie: reken een keer goed, en daarna vanzelf

Foodcost per gerecht berekenen is geen ingewikkelde rekensom, maar wel een som die je consequent moet voeren: zonder btw, met netto gewichten, inclusief de kleine posten en met een prijs waarvan je weet hoe oud hij is. Doe je dat, dan zie je een prijsstijging aankomen in plaats van dat je hem aan het einde van het kwartaal terugvindt in je cijfers.

Precies dat werk neemt de margeberekening van Inkoopmarge uit handen: je legt je artikelen, je eenheden en je receptuur een keer vast, en elke nieuwe inkoopprijs rekent zichzelf door naar elk gerecht waarin dat artikel voorkomt. Wil je zien hoe dat er met jouw kaart uitziet, laat je situatie dan achter via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.