In welke stappen koppel je je receptuur aan de inkoopprijzen van je leveranciers?

Zolang je receptuur en je inkoopprijzen in twee gescheiden werelden leven, blijft margebewaking handwerk dat je nooit afkrijgt. Koppel je ze een keer goed, dan verandert elke prijsverhoging vanzelf in een zichtbaar getal op de juiste gerechten. Dit stappenplan loopt de vijf stappen langs die daarvoor nodig zijn, in de volgorde waarin ze het minste werk kosten.

Voordat je begint: wat je bij de hand wilt hebben

De koppeling maken kost een dagdeel voor een kleine kaart en een paar avonden voor een uitgebreide. Je haalt die tijd terug, maar alleen als je in een keer de goede spullen naast je hebt liggen.

• Van elke leverancier de laatste factuur, of beter: de laatste twee, zodat je verschillen ziet.
• Je actuele kaart, met de verkoopprijzen zoals ze nu op tafel komen.
• Je receptuur zoals die werkelijk wordt gekookt, niet zoals die drie jaar geleden is opgeschreven.
• Een weegschaal, voor de artikelen waarbij je het rendement moet vaststellen.

Begin niet met alles tegelijk. Neem eerst de tien gerechten die het vaakst over de pas gaan. Die tien bepalen het grootste deel van je resultaat, en de rest volgt daarna vanzelf.

Stap 1: bouw een artikellijst per leverancier

De basis is geen receptuur en geen gerecht, maar een artikel. Een artikel is precies wat er op de factuurregel staat: dit product, van deze leverancier, in deze verpakking.

Neem per artikel over: de leverancier, de naam zoals de leverancier hem gebruikt, het artikelnummer van de leverancier, de verpakkingseenheid en de prijs zoals hij op de factuur staat, exclusief btw. Zet daar het btw-tarief bij, want in de horeca komen het algemene tarief van 21 procent en het verlaagde tarief van 9 procent naast elkaar voor.

Neem het artikelnummer van de leverancier echt over. Dat is het enige veld dat bij een prijswijziging betrouwbaar hetzelfde blijft, ook als de omschrijving op de factuur ineens anders is geformuleerd.

Koop je een artikel bij twee leveranciers?

Zet ze dan als twee artikelen in je lijst, met dezelfde productnaam maar een eigen leverancier en een eigen prijs. Je wilt later kunnen zien welke van de twee duurder werd, niet een gemiddelde waarin dat verdwijnt.

Stap 2: kies per artikel een rekeneenheid

Hier gaat het bij de meeste keukens mis. De leverancier factureert in kratten, dozen en colli. Jij kookt in grammen, milliliters en stuks. Zolang die twee niet omgerekend zijn, kun je geen enkele foodcost vertrouwen.

Kies daarom per artikel een rekeneenheid en houd die vast: kilo, liter of stuk. Reken de factuurprijs eenmalig om naar die eenheid, door de prijs van de verpakking te delen door de inhoud van de verpakking. Vanaf dat moment rekent alles in dezelfde taal.

Van bruto naar netto: het rendement

Wat je koopt is bijna nooit wat op het bord komt. Schil, graat, kop, vet, uitlek en snijverlies gaan eraf. De prijs die telt voor je foodcost is de prijs per kilo van het deel dat je werkelijk gebruikt.

Stel het rendement per artikel een keer zelf vast: weeg de verpakking, verwerk hem zoals je hem altijd verwerkt, en weeg wat er overblijft. Die verhouding leg je vast bij het artikel. De netto kiloprijs is dan de bruto kiloprijs gedeeld door het rendement.

Doe dit alleen voor artikelen waar het echt om gaat: vis, vlees, gevogelte, verse groente die je schoonmaakt. Voor bloem, suiker en gedroogde kruiden is bruto gelijk aan netto en hoef je niets te wegen. De volledige rekenwijze staat uitgewerkt in het artikel over de foodcost van een gerecht berekenen.

Stap 3: leg je receptuur vast in diezelfde eenheden

Nu de artikelen kloppen, schrijf je de receptuur erin. Per gerecht noteer je welke artikelen erin gaan en hoeveel, in de rekeneenheid uit stap twee en in netto gewicht.

Drie punten die het verschil maken tussen een receptuur die klopt en een die alleen mooi oogt:

1. Schrijf op wat er werkelijk op gaat. Niet de portie uit het kookboek, maar de portie die jouw keuken uitgeeft. Vraag desnoods je souschef om drie porties af te wegen.
2. Vergeet de bijkomende zaken niet. Olie, boter, garnering, saus, brood vooraf en het schaaltje op tafel horen erbij. Ze zijn per portie klein en bij elkaar niet.
3. Werk met halffabricaten als je die maakt. Een fond, een saus of een deeg die je zelf trekt, leg je vast als een eigen recept met een eigen kiloprijs. Daarna gebruik je die als ingredient in de gerechten waar hij in gaat.

Dat laatste scheelt enorm veel onderhoud. Verandert de prijs van de botten, dan verandert de kiloprijs van je fond, en daarmee de foodcost van elk gerecht dat er saus bij krijgt. Zonder halffabricaten moet je die verandering in tien recepten met de hand narekenen.

Stap 4: koppel verkoopprijs, btw en doelmarge

Met de kostprijs per portie in beeld voeg je de verkoopkant toe: de prijs zoals hij op de kaart staat, en het btw-tarief dat daarbij hoort. Reken je marge over bedragen zonder btw, anders vergelijk je appels met peren.

Zet daarnaast per gerecht of per categorie een doelmarge. Zonder norm is een getal alleen een getal. Met een norm zie je meteen welk gerecht eronder duikt.

Wat je per gerecht vastlegt en waarom

Veld	Waar het vandaan komt	Waarvoor je het gebruikt
Ingredienten en hoeveelheden	Stap 3	Kostprijs per portie
Netto kiloprijs per artikel	Stap 2	Rekenen met wat je echt gebruikt
Verkoopprijs zonder btw	Je kaart	Marge per portie
Btw-tarief	21 of 9 procent	Kaartprijs terugrekenen
Doelmarge	Je eigen norm	Signaal wanneer een gerecht eronder zakt

Dit is het punt waarop de koppeling begint te lonen. Een nieuwe prijs bij een artikel werkt door naar alle gerechten waar dat artikel in zit, inclusief de gerechten die er via een halffabricaat aan hangen. Zo werkt de receptuurkoppeling van Inkoopmarge: je wijzigt op een plek en je ziet direct waar het langskomt.

Stap 5: zet er een ritme op

Een koppeling die je een keer maakt en daarna laat liggen, is binnen een seizoen waardeloos. Het onderhoud is licht, mits je er een vast moment voor kiest.

• Bij elke factuur: loop de regels na op prijsverschillen en werk de gewijzigde artikelen bij. Dit is een handeling van enkele minuten, geen project.
• Elke maand: kijk welke gerechten onder hun doelmarge zijn gezakt en beslis of je de portie, de leverancier of de kaartprijs aanpast.
• Per seizoen: loop je receptuur na op wat er in de keuken feitelijk veranderd is en pas de vastlegging daarop aan.
• Een keer per jaar: controleer je rendementen opnieuw, zeker als je van leverancier of van kwaliteit bent gewisseld.

Houd er rekening mee dat de wettelijke betaaltermijn standaard 30 dagen is en tussen bedrijven maximaal 60 dagen mag zijn. Wie zijn artikelen pas bijwerkt als de factuur betaald moet worden, loopt dus tot twee maanden achter op de werkelijkheid van de keuken.

Struikelblokken die je kunt vermijden

Vier dingen die in de praktijk het vaakst voor scheve uitkomsten zorgen.

1. Emballage in de artikelprijs. Statiegeld en fust horen niet in je kostprijs, want je krijgt ze terug. Zet ze apart of laat ze buiten de rekeneenheid.
2. Actieprijzen als vaste prijs vastleggen. Een tijdelijke stunt van een leverancier verlaagt je foodcost op papier en verhoogt hem zodra de actie afloopt.
3. Bruto en netto door elkaar. Een schoongemaakte prijs bij het ene artikel en een onbewerkte prijs bij het andere maakt gerechten onvergelijkbaar.
4. Een prijs overschrijven in plaats van toevoegen. Daarmee wis je je eigen historie, en dat is precies wat je nodig had om een sluipende stijging te zien.

Deze en andere valkuilen staan uitgebreider beschreven in het overzicht van de fouten die keukens hun marge kosten. Hoe zo'n sluipende stijging er in een echte keuken uitziet, is uitgewerkt in het voorbeeld van een bistro waar de inkoopprijs stilletjes opliep.

Conclusie: een dagdeel werk dat het hele jaar meegaat

De vijf stappen zijn eenvoudig: artikelen per leverancier, een vaste rekeneenheid met rendement, receptuur in diezelfde eenheden, verkoopprijs met btw en doelmarge, en een vast ritme voor het bijwerken. Wie ze in die volgorde doet, hoeft nooit meer een gerecht met de hand na te rekenen als een leverancier zijn prijs verhoogt.

Inkoopmarge is gebouwd om precies die vijf stappen te dragen: je eigen leveranciers en artikelen, eenheden en rendement per artikel, halffabricaten als bouwsteen, en prijshistorie met een datum zodat je verloop zichtbaar blijft. Boekhouding zit er niet in, dat blijft bij je boekhouder. Wie het programma maakt en vanuit welke ervaring, staat op de pagina over de maker.

Wil je hulp bij de eerste inrichting, laat dan via het contactformulier weten hoeveel gerechten en hoeveel leveranciers je hebt. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel voor de volgorde waarin je het beste kunt beginnen.