Veelgemaakte fouten
Welke fouten maken keukens het vaakst bij het bijhouden van hun inkoopprijzen?
Bijna elke keuken houdt inkoopprijzen bij, en bijna elke keuken doet dat op een manier die na een paar maanden scheef gaat lopen. De fouten zijn stuk voor stuk klein en logisch verklaarbaar, maar ze komen allemaal op dezelfde plek uit: een gerecht dat minder oplevert dan je denkt. Zeven fouten, met per fout het signaal waaraan je ze herkent en de correctie die werkt.
Waarom prijsfouten zo lang onzichtbaar blijven
Een inkoopprijs stijgt zelden in een klap. Hij kruipt omhoog in stapjes die op een enkele factuurregel nauwelijks opvallen, en je merkt het pas als je maandcijfers tegenvallen zonder dat je minder gasten hebt gehad.
Daar komt bij dat de keuken en de administratie op verschillende momenten naar dezelfde cijfers kijken. De kok ziet de levering, de ondernemer ziet het bankafschrift, en de boekhouder ziet de kwartaalcijfers. Niemand ziet de prijs per kilo van vorige maand naast die van deze maand.
Wie de zeven fouten hieronder afvinkt, sluit precies die gaten. Ze staan in de volgorde waarin een prijs door je zaak reist: van de factuur, via de receptuur, naar de kaart.
Drie fouten aan de bron: de administratie
Fout 1: de prijs staat nergens vast
In veel zaken zit de kennis over prijzen in het hoofd van een of twee mensen. Zij weten ongeveer wat een kilo kost en merken het als iets duur voelt. Dat werkt tot iemand op vakantie gaat, tot er een nieuwe leverancier bij komt of tot de kaart wisselt.
De correctie is niet ingewikkeld: leg per artikel de prijs vast, met de leverancier, de eenheid en de datum erbij. Zonder datum kun je later niet zien of een prijs oud is, en dan blijf je rekenen met een cijfer dat inmiddels nergens meer op slaat.
Fout 2: alleen naar het factuurtotaal kijken
Een totaalbedrag dat op het gewone niveau uitkomt, geeft rust. Ten onrechte, want de samenstelling van een bestelling wisselt per week. Twee regels die duurder werden en een regel die je toevallig niet hebt besteld, leveren samen een totaal op dat er normaal uitziet.
Controleer daarom per regel, niet per factuur. Hoe je dat efficient doet, staat punt voor punt in de checklist voor het controleren van leveranciersfacturen.
Een tweede reden om per regel te kijken: emballage en fust staan meestal apart op de factuur, terwijl de creditering ervan op een latere factuur terugkomt. In het totaal vallen die twee tegen elkaar weg, in je marge per gerecht niet.
Fout 3: rekenen met bedragen inclusief btw
Wie de prijs van de factuur overneemt zoals hij er staat, rekent met btw erin. In de horeca lopen het algemene tarief van 21 procent en het verlaagde tarief van 9 procent door elkaar, afhankelijk van wat je inkoopt. Reken je aan de inkoopkant met btw en aan de verkoopkant zonder, dan vergelijk je twee verschillende grootheden.
Neem consequent de bedragen zonder btw. De btw op je inkoop trek je immers als voorbelasting af, dus die kost je uiteindelijk niets. Marge reken je altijd over bedragen zonder btw, aan beide kanten van de som.
Twee fouten in de vertaling: van artikel naar receptuur
Fout 4: eenheden die door elkaar lopen
De leverancier factureert per colli, de receptuur denkt in grammen en de bestelling gaat per bak. Zolang die drie niet met elkaar in verband staan, is elke berekening een gok. Een fout van een factor duizend tussen gram en kilo is bovendien zo gemaakt en valt in een groot recept niet meteen op.
Leg de omrekening vast bij het artikel, niet in elk recept apart. Dan gebeurt de vertaling een keer en werkt hij overal hetzelfde door. Let daarbij op verpakkingen die stilletjes kleiner worden: dezelfde prijs bij minder inhoud is een prijsverhoging die nergens als verhoging op de factuur staat.
Fout 5: rekenen met het brutogewicht
Wat je inkoopt is niet wat er op het bord komt. Schil, graat, vet, blad en uitlekvocht verdwijnen onderweg, en bij bakken en trekken verlies je nog een deel. Reken je met de brutoprijs per kilo, dan schat je de foodcost van elk gerecht structureel te laag in.
Bepaal het rendement per product een keer door voor en na het schoonmaken te wegen, en reken vanaf dan met de netto prijs per eenheid. De volledige rekenwijze, inclusief de kleine posten die vaak vergeten worden, staat in de gids over foodcost per gerecht berekenen.
Twee fouten aan het eind: de opvolging
Fout 6: de kaart beweegt nooit mee
Prijzen bijhouden heeft alleen zin als er iets met de uitkomst gebeurt. In de praktijk blijft een kaart vaak een heel jaar staan omdat een wijziging gedoe is: nieuwe kaarten drukken, het team bijpraten, de kassa aanpassen.
Een kaart die stilstaat terwijl de inkoop beweegt, betekent dat je gasten hetzelfde blijven betalen voor een gerecht dat jou steeds meer kost. Op de kortste termijn merk je daar niets van, maar over een seizoen tikt het door in elk bord dat de deur uitgaat.
Zorg dat er per kwartaal een moment is waarop je naar de gerechten met de grootste margedaling kijkt. Verhogen is niet de enige uitweg. Een portie aanpassen, een garnituur vervangen, een gerecht van de kaart halen of een leverancier vergelijken zijn even goede beslissingen, zolang je ze bewust neemt.
Fout 7: prijsafspraken worden niet bewaakt
Een afgesproken staffel, een jaarprijs of een korting op een vaste afname is alleen iets waard als iemand controleert of hij ook op de factuur staat. Afspraken die niemand naleest, verdwijnen na een wisseling van vertegenwoordiger vanzelf uit beeld.
Leg de afspraak apart vast, met de ingangsdatum en de looptijd, en controleer hem periodiek tegen een echte factuur. Bewaar die bevestigingen goed: voor je administratie geldt sowieso een bewaarplicht van zeven jaar, en bij een discussie is de schriftelijke afspraak je enige bewijs.
De zeven fouten in een oogopslag
| Fout | Waaraan je het merkt | Correctie |
|---|---|---|
| Prijs staat nergens vast | Niemand kan zeggen wat een product vorige maand kostte | Prijs per artikel vastleggen met datum en leverancier |
| Alleen het totaal bekeken | Facturen worden afgetekend zonder regelcontrole | Per regel vergelijken met de vastgelegde prijs |
| Bedragen inclusief btw | Marges lijken lager dan ze zijn, per gerecht verschillend | Overal rekenen zonder btw, met het juiste tarief |
| Eenheden lopen door elkaar | Uitkomsten die een factor ernaast zitten | Omrekening een keer vastleggen bij het artikel |
| Rekenen met brutogewicht | De praktijk kost meer product dan het recept zegt | Rendement meten en netto prijs per eenheid gebruiken |
| Kaart beweegt niet mee | De kaart staat er al een jaar ongewijzigd | Per kwartaal de sterkste margedalers bekijken |
| Afspraken niet bewaakt | Kortingen ontbreken op recente facturen | Afspraken apart vastleggen en periodiek toetsen |
Hoe je ze alle zeven in een keer afvangt
De zeven fouten hebben een gemeenschappelijke oorzaak: prijzen, receptuur en verkoopprijzen leven op verschillende plekken en worden op verschillende momenten bijgewerkt. Zodra ze aan elkaar hangen, verdwijnen de meeste fouten vanzelf.
- Een artikel bestaat een keer, met leverancier, eenheid, tarief en rendement.
- Een prijswijziging wordt bij de factuur ingevoerd, met de datum van die factuur.
- De wijziging werkt automatisch door in elk gerecht waarin het artikel voorkomt.
- Het verloop van een prijs blijft zichtbaar, zodat je een gesprek met cijfers kunt voeren.
- Er is een vast moment waarop iemand naar de gedaalde marges kijkt.
Die routine kost per week weinig tijd, zeker vergeleken met een inhaalslag aan het einde van het kwartaal. Wat zo'n aanpak in geld en in uren betekent, staat uitgewerkt in het overzicht van wat margebewaking kost en oplevert. Waarom de nadruk daarbij op eenvoud ligt, licht Jimenez Julien toe op zijn auteurspagina.
Conclusie: fouten die je een keer oplost, blijven opgelost
Geen van deze zeven fouten is een teken van slordigheid. Ze ontstaan doordat een keuken op snelheid draait en prijzen op papier iets anders doen dan in de pan. Precies daarom is het de moeite waard om de vastlegging een keer goed in te richten in plaats van er elk kwartaal opnieuw achteraan te lopen.
Daar is de prijshistorie van Inkoopmarge voor gemaakt: elk artikel met zijn eigen eenheid en rendement, elke prijs met een datum, en per gerecht meteen zichtbaar hoeveel marge er nog over is. Wil je weten welke van deze zeven fouten in jouw zaak spelen, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Je hebt binnen twee werkdagen antwoord.
