Wat er met je gegevens gebeurt
Inkoopmarge werkt vooral met prijzen, recepten en marges, en dat zijn bedrijfsgegevens. Toch komen er persoonsgegevens bij kijken: je naam, je e-mailadres en wat je in het contactformulier schrijft. Hier lees je precies wat daarmee gebeurt.
Wie verantwoordelijk is
Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via inkoopmarge.nl worden verwerkt, is MLJ, de uitgever van deze site. De bedrijfsgegevens staan in het colofon. Vragen over privacy stel je rechtstreeks aan Jimenez Julien via jimenezjulien42@gmail.com.
Op deze verwerkingen is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing, die sinds 25 mei 2018 geldt en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Welke gegevens deze dienst raakt
Deze dienst gaat over inkoopprijzen en marge. Het merendeel van wat je in Inkoopmarge zet is geen persoonsgegeven maar bedrijfsinformatie: artikelnamen, verpakkingseenheden, prijzen per kilo of per liter, recepturen, portiegewichten, verkoopprijzen en het btw-tarief dat je per gerecht hanteert. Toch zitten er drie plekken waar wel persoonsgegevens langskomen.
1. Het contactformulier op deze site
Vul je het formulier in, dan verwerken we de velden die je zelf invult:
- je naam;
- je e-mailadres;
- de naam van je bedrijf of organisatie, als je die invult;
- het onderwerp dat je kiest, bijvoorbeeld een demo of een van de pakketten Kaart, Keuken of Groep;
- de omschrijving van je situatie die je in het tekstvak schrijft;
- het moment van verzenden en de technische gegevens die bij het versturen horen, zoals het IP-adres, die de hostingpartij vastlegt om misbruik en spam tegen te gaan.
Het tekstvak is vrije invoer. Zet er daarom geen gegevens in die er niet toe doen. Voor een vraag over je marge is het niet nodig om namen van medewerkers, gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG te vermelden. Doe je dat toch, dan verwijderen we die passage zodra we je bericht behandelen.
2. Gegevens in de software zelf
Gebruik je Inkoopmarge, dan hoort daar een account bij met een naam, een e-mailadres en de bedrijfsnaam waaronder je werkt. Daarnaast leg je leveranciers vast. Bij een groothandel is dat een bedrijfsnaam en dus geen persoonsgegeven, maar bij de kweker om de hoek, een visser of een eenmanszaak kan de leveranciersnaam samenvallen met een persoonsnaam, en soms voeg je een contactpersoon of een telefoonnummer toe. Die gegevens zijn persoonsgegevens en worden behandeld zoals in deze verklaring beschreven.
Inkoopmarge koppelt niet met je bankrekening, leest geen betaalgegevens uit en verwerkt geen gegevens van je gasten. Reserveringen, bonnen en kassagegevens komen er niet in voor.
3. E-mail en correspondentie
Stuur je een bericht per e-mail, dan blijven het adres, de inhoud en de bijlagen bewaard in de mailbox van Jimenez Julien, zolang dat nodig is om je vraag af te handelen en om terug te kunnen kijken wat er is afgesproken.
Waarom we ze mogen verwerken
Elke verwerking heeft een grondslag uit de AVG:
- Je aanvraag beantwoorden. Vul je het formulier in of stuur je een mail, dan verwerken we je gegevens om je vraag te beantwoorden en eventueel een demo of offerte voor te bereiden. Dat gebeurt op grond van precontractuele handelingen op jouw verzoek, en waar dat niet opgaat op grond van ons gerechtvaardigd belang om op een binnengekomen vraag te reageren.
- De dienst leveren. Word je gebruiker, dan verwerken we je accountgegevens omdat dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.
- De site en het formulier beveiligen. De technische gegevens rond het versturen worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang om misbruik, spam en overbelasting tegen te gaan.
- Wettelijke verplichtingen. Facturen en de administratie die daarbij hoort worden bewaard omdat de wet dat voorschrijft.
Je gegevens worden niet gebruikt voor advertenties, niet doorverkocht en niet gedeeld met partijen die er hun eigen doelen mee nastreven. Er is geen nieuwsbrief waar je ongemerkt in belandt en er wordt geen profiel van je gedrag opgebouwd. Er vindt ook geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen voor je heeft.
Hoe lang we ze bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bericht via het contactformulier dat niet tot een samenwerking leidt | Tot twaalf maanden na het laatste contact, daarna verwijderd |
| Correspondentie die tot een offerte of samenwerking leidt | Voor de duur van de samenwerking en daarna zolang dat voor de administratie nodig is |
| Accountgegevens en de inhoud van je omgeving | Zolang je account loopt, en tot dertig dagen na opzegging zodat je nog kunt exporteren |
| Facturen en administratie | Zeven jaar, de wettelijke bewaarplicht voor de administratie |
| Technische logregels rond het formulier | Kort, alleen zolang ze nodig zijn voor beveiliging en foutopsporing |
Let op je eigen bewaarplicht
De bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie ligt bij jou als ondernemer, niet bij ons. Je prijshistorie en je recepturen kun je op elk moment exporteren naar een leesbaar bestand, zodat je zelf een archief kunt aanleggen dat aan die plicht voldoet. Hoe je daar praktisch mee omgaat, staat in het artikel over btw, bewaarplicht en allergenen in je inkoopadministratie.
Wie ze verder onder ogen krijgt
Binnen MLJ heeft alleen Jimenez Julien toegang tot de gegevens. Daarnaast schakelen we een beperkt aantal verwerkers in die strikt in onze opdracht handelen:
- Netlify host deze site en handelt de inzendingen van het formulier af. Met deze partij zijn afspraken vastgelegd zoals artikel 28 AVG die voorschrijft.
- De e-maildienst waarmee de correspondentie wordt ontvangen en verstuurd.
- De hostingpartij van de software, die de omgeving met je artikelen, prijzen en recepturen draait op servers binnen de Europese Unie.
Verwerkers mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de opdracht die zij van ons krijgen. Verder worden gegevens alleen gedeeld als de wet ons daartoe verplicht.
Doorgifte buiten de Europese Unie
De opslag van je gegevens vindt plaats binnen de Europese Unie. We brengen je gegevens niet actief onder bij partijen buiten de Europese Economische Ruimte. Zou dat in de toekomst voor een onderdeel toch nodig zijn, dan gebeurt dat alleen met een geldige grondslag voor doorgifte, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardbepalingen van de Europese Commissie, en passen we deze verklaring aan voordat het zover is.
Beveiliging en datalekken
De site en het formulier gaan over een versleutelde verbinding. Toegang tot de omgeving is beperkt tot wie die nodig heeft, en er wordt bijgehouden welke wijzigingen in prijzen en recepturen zijn doorgevoerd, zodat je kunt terugzien wat er is veranderd.
Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden we een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken worden intern geregistreerd, ook de kleine. Levert een lek een hoog risico voor jou op, dan hoor je dat van ons.
Onze verwerkingen worden bijgehouden in een register zoals artikel 30 AVG dat voorschrijft. De uitzondering voor kleine organisaties helpt hier niet, omdat de verwerkingen niet incidenteel zijn.
Je rechten en hoe je ze gebruikt
Je hebt recht op inzage in je gegevens, op rectificatie als er iets niet klopt, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang steunen.
- Stuur je verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com en schrijf erbij welk recht je wilt uitoefenen.
- We controleren of we zeker weten dat jij het bent, bijvoorbeeld door te antwoorden op het adres dat bij ons bekend is. We vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.
- Je krijgt binnen een maand antwoord. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen, en dan laten we dat binnen de eerste maand weten.
Een verzoek om wissing kan botsen met een wettelijke bewaarplicht. Facturen mogen we bijvoorbeeld niet verwijderen zolang de bewaartermijn van zeven jaar loopt. In dat geval verwijderen we wat kan en leggen we uit wat blijft staan en waarom.
Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Ben je het niet eens met de manier waarop we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. We lossen het liefst zelf op wat mis is gegaan. Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.
Wijzigingen in deze verklaring
Verandert de dienst, komt er een nieuwe verwerker bij of wijzigt de regelgeving, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de nieuwe datum bovenaan. Gaat het om een wijziging die je positie wezenlijk raakt, dan melden we dat bij de eerstvolgende gelegenheid dat we contact met je hebben.
Meer over de cookies die deze site plaatst lees je in het cookiebeleid. De voorwaarden waaronder de dienst wordt geleverd staan in de algemene voorwaarden.