Waar moet je op letten als je een leveranciersfactuur regel voor regel controleert?

Een leveranciersfactuur wordt in veel keukens afgetekend tussen de mise en place en de eerste gasten door, met een blik op het totaalbedrag en verder niets. Precies daar lekt marge weg: in een gewicht dat niet klopt, een korting die niet is toegepast of een prijs die sinds vorige maand stilletjes omhoog ging. Deze checklist loopt de controlepunten langs, in de volgorde waarin je ze in de praktijk tegenkomt.

Waarom die controle meer is dan een handtekening

Een factuur is een juridisch document en tegelijk je bron van waarheid over inkoopprijzen. Alles wat je later over marge zegt, staat of valt met de vraag of de bedragen op die factuur kloppen en of ze horen bij wat er werkelijk de deur in kwam.

Daar komt bij dat je die stukken zeven jaar moet bewaren voor je administratie. Een factuur die je nooit hebt gecontroleerd, blijft dus jaren in je map zitten als bevestiging van een prijs waar je het misschien nooit mee eens bent geweest.

De controle hoeft niet lang te duren. Wie de punten hieronder in een vaste volgorde afloopt, is per factuur enkele minuten kwijt en vangt vrijwel alles af wat er structureel misgaat.

Stap 1: de levering aan de deur

De belangrijkste controle gebeurt voordat er een factuur is. Wat je aan de deur niet ziet, kun je later niet meer bewijzen, want de kratten zijn dan leeg en het product ligt in de koeling of op het bord.

• Tel de colli en leg ze naast de pakbon voordat de chauffeur weg is.
• Weeg de producten waarvan het gewicht per levering verschilt, zoals vis, vlees en kaas.
• Meet de temperatuur van gekoelde en bevroren producten en teken die af volgens de Hygienecode voor de Horeca.
• Kijk naar houdbaarheidsdata en naar de staat van de verpakking, en weiger wat niet in orde is meteen.
• Noteer een tekort of een afwijzing op de pakbon en laat de chauffeur dat aftekenen.

Bewaar de pakbon bij de factuur. Zonder pakbon is een discussie over een niet geleverde krat een woord tegen woord, en dan wint bijna altijd de partij die het papier heeft.

Spreek af wie de levering aanneemt. Wisselt dat per dag, leg dan naast de deur een korte instructie neer met de drie dingen die altijd gebeuren: tellen, wegen bij variabel gewicht, en afwijkingen op de bon zetten. Een leverancier die weet dat er bij jou geteld wordt, levert vanzelf zorgvuldiger.

Stap 2: de formele eisen aan de factuur

Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen voordat je de btw als voorbelasting mag aftrekken. Loop die eisen door bij een nieuwe leverancier en steekproefsgewijs bij de vaste partijen.

1. De factuurdatum staat erop.
2. Er staat een opeenvolgend factuurnummer op.
3. Het btw-identificatienummer van de leverancier is vermeld.
4. Naam en adres van beide partijen staan er volledig op.
5. De omschrijving en de hoeveelheid van het geleverde zijn duidelijk.
6. De datum van levering staat vermeld.
7. De vergoeding is per tarief uitgesplitst.
8. Het btw-tarief en het btw-bedrag staan erbij.

Ontbreekt er iets, vraag dan om een verbeterde factuur voordat je betaalt. Achteraf corrigeren kost meer tijd dan een telefoontje op de dag van ontvangst, en je boekhouder komt er in het kwartaal alsnog op terug.

Stap 3: prijzen, hoeveelheden en eenheden

Nu begint het eigenlijke rekenwerk. Vergelijk niet het totaal, maar de regels. Een factuurtotaal dat ongeveer klopt met vorige week zegt niets, want de samenstelling van je bestelling wisselt.

De prijs per regel

Zet de prijs per eenheid naast de prijs die je in je systeem hebt staan. Kijk daarbij naar de prijs zonder btw, want dat is het bedrag dat je marge bepaalt. Elke afwijking, hoe klein ook, is een signaal: of de leverancier heeft een prijs aangepast, of er is een verkeerd artikel gefactureerd.

De eenheid achter de prijs

Let op stille wijzigingen in de verpakking. Een krat die kleiner wordt bij een gelijkblijvende prijs is een prijsverhoging die op de factuur nergens als verhoging zichtbaar is. Dat soort verschuivingen komt uitgebreider aan bod in het overzicht van fouten die keukens hun marge kosten.

De hoeveelheid

Vergelijk de gefactureerde aantallen met de pakbon en met je bestelling. Drie documenten die alle drie hetzelfde zeggen, is de enige uitkomst die je zonder verder kijken kunt afvinken.

De vervangende artikelen

Leveranciers vullen een niet-leverbaar product regelmatig aan met een alternatief. Dat mag, maar het vervangende artikel heeft een eigen prijs, een eigen verpakking en soms een ander rendement na het schoonmaken. Reken zo'n regel dus niet stilzwijgend af tegen de prijs van het oorspronkelijke artikel, en kijk of het alternatief dezelfde allergeneninformatie draagt.

Stap 4: btw, kortingen en emballage

Op een horecafactuur komen verschillende tarieven naast elkaar voor. Levensmiddelen vallen doorgaans onder het verlaagde tarief van 9 procent, terwijl non-food en een deel van de dranken onder het algemene tarief van 21 procent vallen. Koop je binnen de Europese Unie in, dan kan een regel onder het nultarief vallen omdat het om een intracommunautaire levering gaat.

Afwijking op de factuur en wat je ermee doet

Wat je ziet	Actie
Prijs per eenheid hoger dan vastgelegd	Prijswijziging bevestigen bij de leverancier en de nieuwe prijs met datum vastleggen.
Minder geleverd dan gefactureerd	Creditnota vragen op basis van de afgetekende pakbon.
Afgesproken korting ontbreekt	De afspraak erbij pakken en om correctie vragen voor je betaalt.
Emballage wel berekend, nooit gecrediteerd	Retouren per periode optellen en een verzamelcreditnota vragen.
Verkeerd btw-tarief per regel	Verbeterde factuur vragen, anders klopt je aangifte niet.
Artikel dat je niet hebt besteld	Niet betalen, retour melden en de regel laten crediteren.

Emballage is een post die zichzelf terugverdient zodra je hem bijhoudt. Statiegeld op kratten, fusten en pallets loopt per week op, en de creditering ervan verschijnt vaak op een andere factuur dan de belasting. Houd daarom een eenvoudige telling bij van wat er retour ging.

Stap 5: betaaltermijn en afhandeling

Kijk als laatste naar de termijn. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag een langere termijn worden afgesproken, maar niet meer dan 60 dagen. Grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren.

Zet de vervaldatum in je agenda op het moment dat je de factuur goedkeurt, niet op het moment dat je hem betaalt. Zo houd je zelf de regie over je uitgaande betalingen en voorkom je dat een leverancier je aan een termijn houdt die nooit is afgesproken.

Betaal een factuur waar een fout in zit niet volledig zonder overleg. Een korte melding met het factuurnummer, de betwiste regel en het bedrag is genoeg om de termijn voor dat deel op te schorten en houdt de verhouding met je leverancier zakelijk.

Leg elke prijswijziging die uit de controle komt meteen vast, met de datum van de factuur erbij. Een prijs zonder datum is een gevoel, een prijs met datum is een gegeven waarmee je een gesprek kunt voeren. Hoe zo'n reeks datums er na een half jaar uitziet, laat het uitgewerkte voorbeeld van een sluipende prijsstijging in een bistro zien.

Stap 6: bewaren en terugvinden

Een gecontroleerde factuur die je niet terugvindt, is alsnog verloren werk. Berg alles digitaal op onder leverancier en datum, en houd pakbon, factuur en eventuele creditnota bij elkaar.

• Zeven jaar bewaren, dat is de bewaartermijn voor je administratie.
• Bewaar de bevestiging van prijsafspraken los, zodat je die niet hoeft te zoeken tussen honderden facturen.
• Zorg dat een factuurregel te koppelen is aan het artikel in je receptuur, zodat een prijs altijd herleidbaar blijft.

De regels rond btw, bewaartermijnen en productinformatie staan bij elkaar in het overzicht van regels die je inkoopadministratie raken. Over de manier waarop deze checklist tot stand kwam en welk uitgangspunt daarachter zit, schrijft Jimenez Julien op zijn auteurspagina.

Conclusie: controleren kost minuten, missen kost maanden

Een factuurcontrole is geen bureaucratie maar het enige moment waarop je een prijsverhoging tegenkomt voordat je hem in je resultaat terugziet. Zes stappen, een vaste volgorde en een pakbon die is afgetekend: meer is er niet nodig om de meeste lekken te dichten.

Met de prijsbewaking van Inkoopmarge zet je die controle om in een reflex: je legt de vastgestelde prijs per artikel vast, ziet direct welke regel afwijkt van de vorige levering en welke gerechten daardoor marge verliezen. Wil je weten hoe dat met jouw leveranciers uitpakt, beschrijf je situatie dan via het contactformulier. Binnen twee werkdagen krijg je antwoord.