Praktijkvoorbeeld
Waarom valt een sluipende prijsstijging in een bistro pas op als de marge weg is?
Een prijsstijging komt zelden binnen met een aankondiging. Hij komt in stapjes van een paar cent, verdeeld over een halfjaar en over drie leveranciers die niet met elkaar praten. Hieronder staat een geschetste situatie waarin precies dat gebeurt, en de rekensom die pas werd gemaakt toen de marge al weg was.
Vooraf: dit is een geschetst voorbeeld
De bistro in dit artikel bestaat niet. Er is geen klant nagespeeld, er is geen quote gebruikt en er zijn geen echte facturen ingekeken. Het is een opgezette situatie met ronde bedragen, bedoeld om een mechanisme te laten zien dat elke keuken met een vaste kaart kent.
Alle bedragen hieronder zijn rekenvoorbeelden. Ze staan er om de volgorde van gebeurtenissen te kunnen volgen, niet om te zeggen wat kalfssukade of roomboter in jouw regio doet. Vul je eigen getallen in en de conclusie blijft overeind.
De opzet: een bistro met een vast hoofdgerecht
Neem een zaak met veertig couverts, een kaart die twee keer per jaar wisselt en een hoofdgerecht dat al drie jaar op die kaart staat. Het gerecht is het paradepaardje: het verkoopt het best, het is snel weg te zetten in de bediening en de keuken kan het blind.
Het gerecht bestaat uit vier hoofdbestanddelen: een stuk vlees, een aardappelbereiding, een seizoensgroente en een saus met roomboter en een bodem van fond. Daar komen kruiden, olie en een garnituur bij. Drie leveranciers bedienen die vier bestanddelen, plus een vaste groothandel voor de rest.
Bij de laatste kaartwissel is het gerecht doorgerekend. Toen klopte het: de inkoopprijs per portie was bekend, de verkoopprijs erop afgestemd, de marge in orde. Vanaf dat moment is niemand er meer met een rekenmachine bij gaan zitten, want het gerecht liep goed en er was geen aanleiding.
Wat er in zes maanden gebeurde
In het halfjaar daarna veranderde er van alles, alleen niet op een moment dat opviel. Zo ziet de reeks eruit als je hem achteraf naast elkaar legt.
| Wanneer | Wat er veranderde | Effect per portie in dit voorbeeld |
|---|---|---|
| Maand 1 | Vleesleverancier verhoogt de kiloprijs bij een nieuwe prijslijst | 18 cent duurder |
| Maand 2 | De zuivelprijs beweegt mee met de markt, roomboter volgt | 9 cent duurder |
| Maand 3 | De groenteleverancier levert een ander kaliber, meer snijverlies | 11 cent duurder |
| Maand 4 | Een afgesproken staffelkorting vervalt stil bij een nieuw contract | 7 cent duurder |
| Maand 5 | De verpakking van de fond gaat van vijf naar drie liter, prijs per liter omhoog | 6 cent duurder |
| Maand 6 | Vervangende leverancier voor het vlees tijdens een levering die uitviel | 14 cent duurder |
Zes gebeurtenissen, samen 65 cent per portie in dit voorbeeld. Geen enkele daarvan is groot genoeg om een gesprek te veroorzaken. Bij zeventig porties per week is het na een halfjaar wel het bedrag van een volle dienst.
Waarom niemand het opmerkte
De gebeurtenissen zijn niet verborgen. Ze stonden allemaal ergens op papier. Toch merkte niemand ze op, en daar zijn vier nuchtere redenen voor.
Een factuur toont een bedrag, geen verloop
Op de wekelijkse factuur staat wat je deze week betaalt. Er staat niet bij wat je vorige maand voor hetzelfde artikel betaalde. Om een stijging te zien moet je twee facturen naast elkaar leggen, en dat gebeurt in een drukke week nooit. Welke punten je op een factuurregel eigenlijk zou moeten nalopen, staat uitgewerkt in de checklist voor het regel voor regel controleren van leveranciersfacturen.
Elke stap is te klein om op te vallen
Een stijging van negen cent per portie valt weg in de ruis. De inkoop van een week schommelt sowieso met het weer, met de bezetting en met wat er op is. Pas als je zes kleine stappen optelt ontstaat een bedrag waar je iets van vindt.
De verandering zat soms niet in de prijs
Twee van de zes gebeurtenissen zijn geen prijsverhoging. Een ander kaliber groente betekent meer snijverlies, dus een hogere netto prijs bij een gelijk gebleven brutoprijs. Een kleinere verpakking fond betekent een hogere prijs per liter bij een lager bedrag op de bon. Wie alleen naar het bedrag per bestelling kijkt, ziet beide niet.
De kaart stond stil
De verkoopprijs bleef zes maanden staan, precies zoals bedoeld. Dat is geen fout: gasten waarderen een stabiele kaart. Maar een stilstaande verkoopprijs bij een bewegende inkoopprijs is per definitie een krimpende marge, en dat is een keuze die je bewust moet maken in plaats van te ondergaan.
Het moment waarop het toch opviel
Het gesprek begon niet in de keuken maar bij de cijfers. De omzet was gelijk gebleven, de bezetting ook, en toch bleef er minder over. Dat is het klassieke signaal: alles lijkt goed te lopen, maar het resultaat zakt.
De eerste reflex is dan meestal verkeerd. Er wordt gekeken naar personeelskosten, naar energie, naar bederf. Dat zijn zichtbare posten en dus dankbare verdachten. De werkelijke oorzaak zat verspreid over zes factuurregels van drie leveranciers, en die staan in geen enkel overzicht bij elkaar.
Een gerecht dat het best verkoopt, is ook het gerecht dat een prijsstijging het hardst uitvergroot. Het aantal borden is de vermenigvuldigingsfactor.
Hoe het alsnog zichtbaar werd
Het antwoord kwam er pas toen het gerecht opnieuw werd doorgerekend met de prijzen van vandaag in plaats van met die van de laatste kaartwissel. Dat is een half uur werk als je artikelen en receptuur op orde hebt, en een middag als je alles uit oude facturen moet vissen.
Bij die herberekening kwamen drie dingen bovendrijven. De prijs per netto kilo vlees was het zwaarste onderdeel van de stijging. Het snijverlies op de groente was nooit aangepast in de receptuur. En de vervallen staffelkorting was niemand opgevallen omdat de factuur zelf keurig klopte.
De methode om zo'n herberekening te doen, inclusief de stap van brutogewicht naar nettogewicht, staat stap voor stap beschreven in het stuk over het berekenen van de foodcost van een gerecht met actuele inkoopprijzen.
Wat de bistro daarna anders deed
De correctie zelf was niet spectaculair. Wat de zaak veranderde, was vooral het moment waarop dingen zichtbaar worden.
- Prijs per artikel vastgelegd met datum. Niet alleen de huidige prijs, maar het verloop. Zonder datum weet je niet welke prijs bij welke periode hoorde.
- Netto in plaats van bruto gerekend. Bij vlees, vis en groente is snijverlies onderdeel van de prijs. Dat percentage staat nu bij het artikel en niet in iemands hoofd.
- Prijsafspraken apart genoteerd. Elke afgesproken staffel of korting met de ingangsdatum erbij, zodat een vervallen afspraak opvalt in plaats van weg te zakken.
- Vervangende leveranciers apart bijgehouden. Een noodbestelling bij een andere partij is prima, maar wordt gemarkeerd zodat de prijs van die week het gemiddelde niet vervuilt.
- Twee vaste momenten per jaar ingepland. Zes weken voor elke kaartwissel gaan de tien meestverkochte gerechten opnieuw door de rekensom.
Het gerecht bleef op de kaart. De portie werd licht aangepast, het garnituur veranderde en de verkoopprijs ging bij de eerstvolgende wissel omhoog. Dat is een normaal ondernemersbesluit, alleen nu genomen op basis van cijfers en niet op basis van een onderbuikgevoel na een tegenvallend kwartaal.
Wat dit voorbeeld je leert over je eigen kaart
De les zit niet in de bedragen maar in de volgorde. Een prijsstijging is pas een probleem als hij lang onzichtbaar blijft, want dan vermenigvuldigt hij zich met elk bord dat de deur uit gaat. Zichtbaarheid is dus geen luxe maar de eigenlijke maatregel.
Drie vragen om vanavond te stellen. Wanneer heb je je best verkopende gerecht voor het laatst doorgerekend met de prijzen van deze maand? Weet je van je drie duurste artikelen wat ze een halfjaar geleden kostten? En staat er ergens vastgelegd welke prijsafspraken je precies hebt en tot wanneer?
Kun je die drie vragen niet beantwoorden, dan is dat geen teken van slecht ondernemerschap. Het is de normale uitkomst van een werkwijze waarin facturen worden betaald en opgeborgen in plaats van vergeleken. Hoe je die overgang praktisch maakt, van losse artikelen naar een gekoppelde receptuur, staat in het stappenplan om je receptuur aan de inkoopprijzen van je leveranciers te koppelen.
Conclusie: maak de stijging zichtbaar voordat de kaart hem opvangt
Sluipende prijsstijgingen zijn niet te voorkomen. Wat wel kan, is het moment naar voren halen waarop je ze ziet: bij de derde factuur in plaats van bij het kwartaaloverzicht. Dat scheelt geen cent op de inkoop, maar het scheelt maanden waarin je onder je kostprijs verkoopt zonder het te weten.
Daar is de margemodule van Inkoopmarge voor gebouwd: prijshistorie per artikel met datum, koppeling naar je receptuur en een signaal zodra een gerecht onder de marge zakt die je zelf hebt ingesteld. Waarom die aanpak zo is gekozen en wie er achter deze software zit, lees je op de pagina over de maker van Inkoopmarge.
Wil je weten hoe dit voor jouw kaart uitpakt, beschrijf je situatie dan via het contactformulier: je aantal leveranciers, je best verkopende gerechten en de manier waarop je nu je prijzen bijhoudt. Je krijgt binnen twee werkdagen een antwoord dat op jouw opzet slaat.
