Wetgeving en regels
Hoelang moet je je inkoopadministratie bewaren en welke regels gelden er verder nog?
Je inkoopadministratie is niet alleen een rekenhulp voor je marge, hij is ook het bewijsstuk waar de Belastingdienst en de NVWA op terugvallen. Twee btw-tarieven, zeven jaar bewaarplicht, veertien aangewezen allergenen en een hygienecode komen allemaal samen in dezelfde artikellijst. Dit artikel zet op een rij welke regels dat precies zijn en wat ze van je administratie vragen.
Welke regels een inkoopadministratie raken
In een keuken lopen drie regelwerelden door elkaar heen. De fiscale wereld gaat over btw, facturen en bewaartermijnen. De voedselveiligheidswereld gaat over herkomst, hygiene en allergenen. De handelswereld gaat over betaaltermijnen en incasso.
Ze delen een ding: ze steunen op wat je bij inkoop hebt vastgelegd. Wie zijn artikelen, leveranciers en prijzen netjes bijhoudt, heeft voor alle drie de werelden het meeste al staan. Wie dat niet doet, gaat achteraf zoeken in een schoenendoos.
Hieronder loop ik de regels langs die in de praktijk het vaakst spelen, met per onderdeel wat het concreet betekent voor de manier waarop je je inkoop vastlegt.
Btw: twee tarieven die door je kaart heen lopen
In Nederland gelden een algemeen tarief van 21 procent en een verlaagd tarief van 9 procent. Daarnaast bestaat een tarief van 0 procent, dat onder meer geldt bij intracommunautaire leveringen en export. In een horecazaak komen het algemene en het verlaagde tarief naast elkaar voor, zowel aan de inkoopkant als aan de verkoopkant.
De aangifte doe je meestal per kwartaal, al komt per maand of per jaar ook voor. Dat ritme bepaalt hoe vaak je je inkoopregels compleet moet hebben.
Reken je marge altijd zonder btw
Dit is de fout die het vaakst geld kost: een inkoopprijs inclusief btw naast een verkoopprijs exclusief btw leggen, of omgekeerd. De uitkomst lijkt op een marge, maar hij is het niet.
Leg daarom per artikel vast welk tarief erop zit, en reken op je gerechten met bedragen zonder btw. Zo blijft de vergelijking tussen twee leveranciers eerlijk, ook als de een zijn prijzen inclusief noemt en de ander exclusief factureert.
De factuur moet kloppen voordat je aftrekt
Voor de aftrek van voorbelasting moet je factuur aan een aantal eisen voldoen. Een factuur bevat onder meer de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Die eisen zijn geen formaliteit: ze zijn precies de velden die je nodig hebt om een prijs per eenheid te kunnen herleiden. Een factuurregel zonder hoeveelheid maakt een prijsvergelijking onmogelijk. Wat je verder per regel nakijkt, staat in de checklist voor het controleren van leveranciersfacturen.
De kleineondernemersregeling
De kleineondernemersregeling kent een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar. Wie de KOR toepast, brengt geen btw in rekening en trekt ook geen voorbelasting af. Sinds 2025 bestaat daarnaast de EU-KOR, voor ondernemers die de vrijstelling in andere EU-landen willen gebruiken.
Voor de meeste keukens met een lopende zaak is de KOR niet aan de orde, maar bij een kleine nevenactiviteit kan het spelen. Belangrijk voor je administratie: onder de KOR is je inkoopprijs inclusief btw je werkelijke kostprijs, omdat je die btw niet terugkrijgt. Dat verandert je margeberekening wezenlijk.
Bewaarplicht: zeven jaar, en tien bij onroerende zaken
Je administratie bewaar je zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Dat gaat niet alleen over de facturen zelf, maar over alles wat nodig is om je aangifte te kunnen herleiden.
Voor een inkoopadministratie betekent dat drie dingen.
- Bewaar de bron, niet alleen het getal. Een kiloprijs in je artikellijst zonder de factuur waar hij vandaan komt, is geen bewijs.
- Bewaar leesbaar. Een bestand dat je over zes jaar niet meer kunt openen, voldoet niet aan het doel van de bewaarplicht.
- Bewaar het verloop. Wie een prijs overschrijft in plaats van er een nieuwe regel bij te zetten, wist zijn eigen historie en kan een oude periode niet meer navertellen.
Dat laatste punt is precies waarom prijshistorie in de prijsmodule van Inkoopmarge als een reeks gedateerde regels wordt vastgelegd en niet als een veld dat je overschrijft. Je kunt je hele prijsverloop op elk moment als bestand uitdraaien en zelf archiveren.
Allergenen: verordening 1169/2011 en de veertien aangewezen allergenen
De informatieverstrekking over levensmiddelen is geregeld in EU-verordening 1169/2011. Er zijn veertien aangewezen allergenen. Ook voor onverpakte levensmiddelen moet de informatie beschikbaar zijn. Mondelinge verstrekking mag, mits de informatie schriftelijk is vastgelegd en duidelijk is waar de gast die kan krijgen.
Die laatste zin is voor de keuken de belangrijkste. Je hoeft niet elke allergeen op je kaart te drukken, maar je moet het ergens hebben staan, actueel, en je gasten moeten weten dat ze ernaar kunnen vragen.
Praktisch koppel je allergenen aan het artikel, niet aan het gerecht. Zet je een saus over op een andere fabrikant, dan verandert het allergenenprofiel van elk gerecht waarin die saus zit, in een keer. Werk je andersom en zet je de allergenen per gerecht in een los document, dan mis je er altijd een.
Voedselveiligheid: verordening 852/2004 en de hygienecode
Voedselveiligheid valt onder EU-verordening 852/2004. Bedrijven werken volgens de HACCP-principes. Kleine bedrijven mogen een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals de Hygienecode voor de Horeca. De NVWA houdt toezicht.
De raakvlakken met je inkoopadministratie zijn concreet: welke leverancier heeft wat geleverd, wanneer, en in welke partij. Een artikellijst met leverancier en leverdatum per regel maakt dat soort vragen beantwoordbaar zonder dat je door dozen hoeft.
Schenk je alcohol, dan geldt daarnaast de Alcoholwet, die sinds 1 juli 2021 zo heet. De leeftijdsgrens voor het verstrekken van alcohol is achttien jaar. Dat is geen administratieve regel, maar hij hoort wel in hetzelfde rijtje van wat je in huis op orde moet hebben.
Betaaltermijnen en wat je mag rekenen bij te laat betalen
Standaard geldt een betaaltermijn van 30 dagen. Onderling mogen bedrijven daar tot 60 dagen van maken. Ben jij mkb-leverancier en is je afnemer een grote onderneming, dan is 30 dagen sinds 1 juli 2022 het maximum.
Dat werkt twee kanten op. Aan de inkoopkant bepaalt het wanneer je leverancier zijn geld verwacht. Aan de verkoopkant, bijvoorbeeld bij zakelijke catering op rekening, bepaalt het wat jij mag afspreken.
Betaalt een klant niet, dan volgen de buitengerechtelijke incassokosten de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Bij consumenten is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat je kosten mag berekenen.
| Onderwerp | Termijn of bedrag |
|---|---|
| Bewaarplicht administratie | 7 jaar |
| Bewaarplicht onroerende zaken | 10 jaar |
| Wettelijke betaaltermijn | 30 dagen |
| Maximaal tussen bedrijven | 60 dagen |
| Aanmaning aan een consument | 14 dagen, kosteloos |
| Minimum incassokosten | 40 euro |
Gegevens van gasten en de AVG
Zodra je reserveringen, cateringaanvragen of allergenenwensen van gasten vastlegt, verwerk je persoonsgegevens. De AVG is sinds 25 mei 2018 van toepassing en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Let vooral op gegevens over allergieen en intoleranties van gasten: dat zijn gezondheidsgegevens, en die vallen onder artikel 9 AVG als bijzondere persoonsgegevens. Bewaar ze niet langer dan nodig en zet ze niet zomaar in een gedeeld werkblad.
Gaat er iets mis en lekken gegevens, dan meld je dat binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken registreer je intern, ook de gemelde en de niet gemelde.
Wat je vandaag kunt vastleggen
Een inkoopadministratie die aan al het bovenstaande meewerkt, hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zorg dat je per artikel de volgende velden hebt.
- Leverancier, artikelnaam en het artikelnummer van die leverancier.
- Verpakkingseenheid en de rekeneenheid waarin je met het artikel wilt rekenen.
- Prijs per rekeneenheid, exclusief btw, met de datum waarop die prijs ging gelden.
- Het btw-tarief dat op het artikel van toepassing is.
- De allergenen die het artikel bevat.
- Een verwijzing naar de factuur waar de prijs vandaan komt.
Met die zes velden bedien je de btw-kant, de bewaarplicht, de allergeneninformatie en je margeberekening tegelijk. Hoe je die velden vervolgens aan je gerechten koppelt, staat stap voor stap in het stappenplan om je receptuur aan inkoopprijzen te koppelen.
Conclusie: regels vragen om vastleggen, niet om extra werk
Bijna elke regel hierboven vraagt hetzelfde: leg vast wat je koopt, van wie, tegen welke prijs, met welk tarief en op welke datum. Doe je dat een keer goed, dan bedien je de Belastingdienst, de NVWA en je eigen margeoverzicht met dezelfde handeling.
Inkoopmarge is precies daaromheen gebouwd: artikelen per leverancier, prijzen met een datum in plaats van een overschreven veld, een btw-tarief per artikel en een export die je zelf kunt archiveren voor de zeven jaar bewaarplicht. Boekhouding doet het programma niet, dat blijft bij je boekhouder. Meer over de aanpak en de achtergrond van de maker lees je op de auteurspagina van deze site.
Wil je weten of je huidige manier van vastleggen deze regels aankan, beschrijf dan je situatie via het contactformulier. Vertel erbij met hoeveel leveranciers je werkt en hoe je nu je allergenen bijhoudt, dan krijg je binnen twee werkdagen een concreet antwoord.
