Trends en ontwikkelingen
Wanneer krijg je in je keuken te maken met e-facturatie en wat verandert er dan?
E-facturatie klinkt als iets voor grote bedrijven met een inkoopafdeling, maar de eerste gevolgen liggen al op de deurmat van een gewone keuken. Sommige leveranciers sturen nu al een gestructureerde factuur, en de Europese regels zetten daar een datum achter. Dit stuk legt uit wanneer je ermee te maken krijgt en wat er dan precies verandert aan je inkoopadministratie.
Wat een e-factuur wel en niet is
Een pdf in je mailbox is geen e-factuur. Dat is een afbeelding van een factuur die een mens moet lezen. Een echte e-factuur is een gestructureerd bestand: de factuurdatum, het factuurnummer, elke regel met hoeveelheid, prijs en btw-tarief staan in vaste velden die software rechtstreeks kan uitlezen.
Dat verschil lijkt technisch, maar het is precies het verschil tussen een prijs die je moet overtikken en een prijs die vanzelf bij het juiste artikel terechtkomt. Voor een keuken die op inkoopprijzen stuurt, is dat de hele winst.
De wettelijke inhoud van de factuur verandert er niet door. Een factuur moet onder meer de factuurdatum bevatten, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, de naam en het adres van beide partijen, de omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Dat geldt op papier, in pdf en in een gestructureerd bestand precies hetzelfde.
Waar je nu al mee te maken kunt krijgen
Er zijn drie routes waarlangs e-facturatie een keuken bereikt, en geen van de drie wacht op 2030.
Je levert aan een overheidsinstelling
Leveranciers van de rijksoverheid moeten sinds 1 januari 2017 elektronisch factureren. Dat gebeurt onder meer via het Peppol-netwerk. Voor een restaurant is dat geen theorie: verzorg je de lunch bij een bijeenkomst van een ministerie, een uitvoeringsorganisatie of een andere overheidsopdrachtgever, dan kan de eis dat je een e-factuur stuurt gewoon in de opdracht staan.
Verstuur je dan een pdf, dan blijft die factuur soms weken hangen voordat iemand meldt dat hij niet verwerkt kan worden. Dat kost je betaaltermijn, en die termijn heb je niet uitgevonden om weg te geven.
Je leverancier stapt over
De tweede route loopt andersom. Grote levensmiddelengroothandels en zuivelleveranciers zetten hun facturatie stap voor stap om naar gestructureerde berichten. Vaak krijg je dan eerst nog beide: een pdf voor de mens en een bestand voor de administratie. Dat bestand is precies wat je nodig hebt om prijzen automatisch te volgen.
Je boekhouder vraagt erom
De derde route is de zachtste. Je boekhouder of je boekhoudpakket verwerkt gestructureerde facturen sneller en met minder correcties, en vraagt daarom of je leveranciers zo kunnen aanleveren. Dat is geen wettelijke verplichting, maar het is meestal het eerste moment waarop het onderwerp in je zaak op tafel komt.
Wat er in Europa is besloten
De Europese richtlijn ViDA, voluit VAT in the Digital Age, is in 2025 aangenomen. Daarin staat dat verplichte e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties ingaat per 1 juli 2030.
Let op de precieze reikwijdte, want daar wordt veel over gerommeld in vakbladen. Het gaat om zakelijke transacties over de grens. Koop je je vlees bij een Nederlandse slager en je groente bij een Nederlandse teler, dan raakt die datum je niet rechtstreeks. Bestel je Franse kaas of Italiaanse ham rechtstreeks bij een buitenlandse leverancier, dan wel.
Praktisch gezien is dat verschil kleiner dan het lijkt. Leveranciers richten hun facturatie niet in per klant. Wie zijn systeem omzet voor grensoverschrijdende klanten, stuurt daarna meestal alle klanten hetzelfde formaat. De datum in de richtlijn is dus vooral een aankondiging van het tempo.
Wat er verandert aan je inkoopadministratie
Zet de twee situaties naast elkaar en het wordt concreet waar het werk zit en waar het verdwijnt.
| Onderdeel | Nu, met papier of pdf | Met een gestructureerde factuur |
|---|---|---|
| Prijs per artikel | Overtikken of overslaan | Komt als veld binnen, per regel |
| Prijswijziging zien | Twee facturen naast elkaar leggen | Vergelijking met de vorige prijs is rekenwerk |
| Btw-tarief per regel | Handmatig nalopen | Staat per regel vast in het bestand |
| Eenheden en hoeveelheden | Interpreteren uit de omschrijving | Apart veld, al blijft controle nodig |
| Archiveren | Map of mailbox | Bestand dat je kunt doorzoeken |
| Fouten | Tikfouten en overgeslagen regels | Verschuift naar koppelfouten |
Die laatste regel is belangrijk. E-facturatie haalt het overtikwerk weg, maar introduceert een nieuw soort fout: de leverancier gebruikt zijn eigen artikelcode, en die moet ooit door een mens aan jouw artikel gekoppeld zijn. Zit die koppeling scheef, dan komt er een keurige prijs binnen bij het verkeerde ingredient. Zo'n koppelfout is stiller dan een tikfout, want er ontbreekt niets en er staat niets scheef op het scherm. Loop een nieuwe koppeling daarom altijd een keer na op een factuur waarvan je de prijzen uit je hoofd kent.
Betalen verandert in hetzelfde tempo
Naast de factuur beweegt ook de betaling. De Europese verordening over instant payments verplicht banken in de eurozone sinds 9 januari 2025 om instantbetalingen te kunnen ontvangen en sinds 9 oktober 2025 om ze te kunnen versturen. Geld dat je overmaakt staat dus in seconden bij je leverancier.
Dat maakt de betaaltermijn eerder belangrijker dan minder belangrijk. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 hoogstens 30 dagen hanteren. Als facturen automatisch binnenkomen en betalingen direct doorgaan, moet de controle van de factuur ergens tussen die twee passen.
Blijft een factuur onbetaald, dan volgen de buitengerechtelijke incassokosten de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Snelheid in het betaalverkeer neemt de reden om je facturen te controleren dus niet weg, integendeel: er is minder tijd om een fout tegen te houden voordat het geld weg is.
Wat je nu al kunt doen
Je hoeft niets te installeren om voorbereid te zijn. De voorbereiding zit in je eigen gegevens, en die heb je toch al nodig zodra facturen gestructureerd binnenkomen.
- Maak een eigen artikellijst. Elk ingredient een eigen naam en een eigen eenheid, los van hoe je leverancier het noemt. Dit is de basis waaraan alles wordt gekoppeld.
- Noteer de leverancierscode per artikel. Het nummer dat op de factuur van je leverancier staat. Zonder die brug kan geen enkel systeem een binnenkomende regel op de goede plek zetten.
- Leg de eenheid vast waarin je rekent. Per kilo, per liter, per stuk. Verpakkingsgroottes veranderen, jouw rekeneenheid niet.
- Vraag je grootste leveranciers wat hun planning is. Een e-mail met de vraag of ze gestructureerd gaan factureren en per wanneer is zo gesteld.
- Zorg dat je archief doorzoekbaar is. De bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar. Een map met bestanden waarin je kunt zoeken is op termijn meer waard dan een ordner.
Punt vijf raakt aan meer dan e-facturatie alleen. Welke regels je inkoopadministratie verder nog raken, van de btw-tarieven van 21 en 9 procent tot de allergeneninformatie die je van je leveranciers nodig hebt, staat bij elkaar in het stuk over bewaarplicht, btw en allergenen in je inkoopadministratie.
Wat dit betekent voor je keuze van hulpmiddelen
Een werkblad blijft werken zolang jij zelf tikt. Zodra facturen als bestand binnenkomen, wordt het verschil groter tussen een systeem dat artikelcodes kent en een bestand dat dat niet doet. Dat is geen reden om vandaag iets te kopen, wel om te weten waar je kaart naartoe beweegt.
De afweging tussen een werkblad, wat je kassasysteem al kan en losse software voor margebewaking is los van dit onderwerp uitgeschreven in de vergelijking van Excel, het kassasysteem en losse margesoftware. Wie vooral wil weten wat zoiets per maand kost, vindt de posten en de rekensom in het stuk over wat margebewaking per maand kost en oplevert.
Conclusie: bereid je gegevens voor, niet je software
E-facturatie is geen omwenteling voor een keuken, maar een geleidelijke verschuiving die de administratie exacter maakt. De datum van 1 juli 2030 geldt voor grensoverschrijdende zakelijke facturen; het tempo van je leveranciers ligt waarschijnlijk daarvoor. Wat je nu doet aan artikelnamen, eenheden en leverancierscodes is het werk dat straks het verschil maakt.
Dat is precies de basis waarop de prijsmodule van Inkoopmarge is gebouwd: je eigen artikelen met je eigen eenheden, de leverancierscode ernaast en een prijshistorie die per datum bewaart wat je betaalde. Hoe die keuzes tot stand zijn gekomen, lees je op de pagina over de maker van Inkoopmarge.
Krijg je van een leverancier al gestructureerde facturen, of wil je weten hoe je je artikellijst het beste opzet, leg je vraag dan neer via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel dat aansluit op de manier waarop jouw facturen nu binnenkomen.
