Kosten en budget
Wat kost margebewaking je per maand en wat levert het uiteindelijk op?
Margebewaking kost geld en tijd, en dat mag je gerust hardop uitrekenen. De vraag is niet of je iets betaalt, maar of wat je betaalt kleiner is dan wat er nu ongemerkt weglekt op je kaart. Hieronder staan beide kanten van die som naast elkaar, met de posten die in een keuken echt meetellen.
Margebewaking heeft twee prijskaartjes
Als een horecaondernemer vraagt wat margebewaking kost, denkt hij meestal aan een abonnementsbedrag. Dat is maar de helft van het verhaal. Het tweede prijskaartje hangt aan de uren die iemand eraan besteedt, en dat kaartje is in de meeste zaken het duurste van de twee.
Wat je betaalt in euro's
De directe kosten zijn overzichtelijk: een abonnement, eventueel eenmalig werk om je artikelen en recepturen in te voeren, en soms een koppeling met een ander systeem. Over softwarediensten geldt het algemene btw-tarief van 21 procent. Dat bedrag is voor een btw-plichtige zaak voorbelasting die je in je aangifte terugvraagt, dus het abonnementsbedrag exclusief btw is de post die je echt draagt.
Voor zeer kleine zaken kan dat anders liggen. Wie de kleineondernemersregeling toepast, met een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, brengt geen btw in rekening en trekt ook geen voorbelasting af. Dan is het bedrag inclusief btw je werkelijke kostenpost. Voor een keuken met een dagelijkse kaart speelt dat zelden, maar het is goed om te weten waar je in zit.
Wat je betaalt in uren
De tweede post staat op geen enkele factuur. Iemand controleert leveranciersfacturen, iemand tikt nieuwe prijzen over, iemand herrekent een gerecht als de vis duurder wordt. Die uren gaan meestal naar de ondernemer zelf, na sluitingstijd, en worden daarom nooit geboekt.
Reken die uren toch mee. Sinds 1 januari 2024 geldt in Nederland een wettelijk minimumuurloon, en het uurtarief van een chef of een ondernemer ligt daar ruim boven. Twee avonden per maand aan prijzen overtikken is in geld uitgedrukt geen kleinigheid, zeker niet als het werk toch niet tot een actueel overzicht leidt.
De kosten die je nu al maakt zonder ze te zien
Voordat je een nieuwe uitgave afweegt, is het eerlijker om te kijken naar wat het huidige werkwijze kost. Die posten staan nergens in de boekhouding, maar ze komen wel elke maand terug.
| Verborgen kostenpost | Hoe hij ontstaat | Wanneer je hem merkt |
|---|---|---|
| Verouderde inkoopprijs | De receptuur rekent nog met de prijs van vorig seizoen | Pas bij de kwartaalcijfers |
| Verkeerde eenheid | Prijs per kilo verwisseld met prijs per stuk of per bak | Vaak nooit |
| Niet toegepaste prijsafspraak | Afgesproken korting staat niet op de factuurregel | Alleen bij regelcontrole |
| Kaart die niet meebeweegt | Verkoopprijzen blijven staan terwijl inkoop stijgt | Bij een tegenvallende maand |
| Herstelwerk achteraf | Uren zoeken in oude facturen en bestanden | Direct, maar het voelt als gewoon werk |
De eerste vier posten zijn stuk voor stuk klein per portie. Ze worden pas groot doordat ze zich vermenigvuldigen met het aantal borden dat de deur uit gaat. Welke van deze fouten het hardnekkigst zijn en waar ze vandaan komen, staat uitgewerkt in het overzicht van de zeven fouten die keukens maken bij het bijhouden van inkoopprijzen.
Wat een abonnement in deze categorie kost
Software voor margebewaking zit doorgaans in een abonnementsmodel per maand, met een indeling naar het aantal artikelen, recepturen of gebruikers. Bij Inkoopmarge ziet die indeling er zo uit.
| Pakket | Prijs per maand | Past bij |
|---|---|---|
| Kaart | 19 euro | Een zaak met een compacte kaart en enkele vaste leveranciers |
| Keuken | 39 euro | Een wisselende kaart, meerdere leveranciers en meerdere mensen die meekijken |
| Groep | 79 euro | Meerdere locaties of keukens die dezelfde receptuur delen |
Zet dat bedrag naast een enkele kostenpost uit de vorige tabel en de vergelijking wordt concreet. Een gerecht dat vijftig cent per portie te goedkoop op de kaart staat, haalt bij enkele tientallen porties per week het abonnementsbedrag van een maand in zijn eentje op. Dat is geen belofte over besparing, het is gewoon rekenwerk dat je zelf kunt narekenen met je eigen aantallen.
De afweging in vijf stappen
Je hoeft geen businesscase te schrijven. Vijf getallen uit je eigen zaak zijn genoeg om te zien of margebewaking bij jou uit kan.
- Tel je actieve artikelen. Alles wat je regelmatig inkoopt en wat in een gerecht terechtkomt. Onder de honderd artikelen is een eenvoudige opzet vaak genoeg; daarboven loopt handwerk snel vast.
- Tel je leveranciers. Bij twee of drie vaste leveranciers houd je het overzicht nog in je hoofd. Bij zes of meer, met verschillende factuurindelingen, niet meer.
- Schat je uren. Hoeveel tijd gaat er per maand naar facturen controleren, prijzen overnemen en gerechten herrekenen? Noteer een eerlijk getal, geen ideaalbeeld.
- Zet er een uurtarief naast. Wat kost dat uur jou echt, en wat had je in dat uur anders gedaan?
- Neem je tien meestverkochte gerechten. Hoe lang is het geleden dat je die opnieuw hebt doorgerekend met actuele prijzen? Bij elk gerecht waar je het antwoord niet weet, zit een onbekend risico.
De uitkomst van stap vijf weegt zwaarder dan alle andere. Een kaart met tien onbekende marges is een kaart waarop je op gevoel stuurt, en gevoel is duur als de inkoopprijzen bewegen.
Wat het oplevert, eerlijk gezegd
Margebewaking verlaagt je inkoopprijzen niet. Er is geen software die de vishandel goedkoper maakt. Wat het wel doet, is drie dingen zichtbaar maken die nu verborgen blijven: welke prijs wanneer veranderde, welk gerecht daardoor krap komt te staan, en welke leverancier structureel duurder werd terwijl een andere gelijk bleef.
Met die drie dingen kun je iets. Je kunt een portiegrootte aanpassen, een garnituur vervangen, een verkoopprijs bijstellen bij de eerstvolgende kaartwissel, of met onderbouwing terug naar je leverancier gaan. Dat laatste gesprek verloopt heel anders als je een prijsverloop met datums op tafel legt in plaats van een gevoel.
Wat het niet is: geen boekhoudpakket, geen kassasysteem, geen voorraadtelling en geen bestelsysteem. Waar de grenzen tussen die systemen liggen, en wanneer een werkblad echt nog volstaat, is uitgewerkt in de vergelijking van Excel, het kassasysteem en losse margesoftware.
Kosten die je hoe dan ook maakt
Een deel van je administratie is geen keuze. Je bewaarplicht voor de administratie is zeven jaar, en die geldt ook voor je inkoopfacturen. Facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen, met onder meer een factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, de hoeveelheid, de vergoeding per tarief en het btw-bedrag.
Wie die stukken toch al ordelijk moet bewaren, kan er net zo goed prijsinformatie uit halen. De regels die je inkoopadministratie raken, van btw-tarieven tot allergeneninformatie, staan bij elkaar in het overzicht over btw, bewaarplicht en allergenen in de inkoopadministratie.
Budgetteren zonder verrassingen
Zet de kosten voor een jaar in je begroting, niet voor een maand. Een abonnement van 39 euro per maand is 468 euro per jaar exclusief btw. Reken daarnaast op eenmalige tijd voor de inrichting: artikelen invoeren, eenheden vastleggen en recepturen koppelen. Die tijd komt maar een keer, maar hij komt wel.
Plan de inrichting in een rustige periode, niet in de week voor een kaartwissel. En begin met de gerechten die het meest verkopen, niet met de volledige kaart. Twintig goed ingerichte gerechten geven je meer inzicht dan tachtig half ingevulde.
Conclusie: reken het door voor je eigen keuken
De kosten van margebewaking zijn te overzien en goed te begroten. De kosten van geen margebewaking zijn dat niet, want die verschijnen pas als de maand al voorbij is. Wie de vijf stappen hierboven invult, weet binnen een half uur aan welke kant van de streep zijn zaak staat.
Wil je die som niet alleen maken, dan kijkt de margemodule van Inkoopmarge met je mee: prijshistorie per artikel, marge per gerecht en een signaal zodra een inkoopprijs beweegt. Achtergrond over de aanpak en over wie deze software bouwt, vind je op de pagina over de maker van Inkoopmarge.
Leg je situatie voor via het contactformulier, met het aantal artikelen, het aantal leveranciers en de uren die je er nu aan kwijt bent. Je krijgt een onderbouwd antwoord over welk pakket past, ook als dat antwoord is dat je met je huidige opzet voorlopig prima uit de voeten kunt.
